Políticas de privacidad y tratamiento de datos personales

1Responsable y canales de atención

Responsable

ALIANZA ML S.A.S.

NIT

901.979.228-2

Domicilio

Cali, Valle del Cauca, Colombia

Dirección física

Calle 36 # 128-321, Cali, Valle del Cauca

Sitio web

ifacil.co

Correo para protección de datos

gerencia@alianzaml.com

Teléfono

311 304 1637

Persona o área encargada de consultas y reclamos

Gerencia de ALIANZA ML S.A.S. (gerencia@alianzaml.com)

2Objeto y alcance

Esta política explica cómo recolectamos, registramos, almacenamos, usamos, transmitimos, actualizamos y suprimimos datos para preparar, celebrar, ejecutar y finalizar contratos de arrendamiento de celulares, atender su devolución y documentar la venta cuando se ejerza la opción de compra. Comprende a solicitantes, arrendatarios, compradores y personas naturales que intervengan como representantes o garantes. En lo pertinente, protege también los datos personales de arrendadores personas naturales y de quienes representen a la empresa; no convierte la información de una persona jurídica en dato personal por ese solo hecho.

La información se obtiene dentro de una relación comercial y contractual. Esa circunstancia no la convierte en pública ni autoriza su venta, publicidad, circulación indiscriminada o uso para fines ajenos al contrato. La publicación de esta política tampoco implica publicar contratos, documentos de identidad, obligaciones, IMEI vinculados a personas o formularios individuales de autorización.

3Principios y marco aplicable

Aplicamos legalidad, finalidad, libertad, veracidad y calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. El marco general comprende el artículo 15 de la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1074 de 2015. Las comunicaciones se sujetan a la Ley 2300 de 2023. Los datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios sometidos al régimen especial se rigen por la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021 y demás normas vigentes. Esta política no reemplaza requisitos especiales de autorización, reporte ni protección del consumidor.

4Información que recolectamos

Datos de identificación y contacto: nombre, identificación, firma, dirección, teléfono y correo suministrados directamente. Datos del negocio: solicitud, contrato, plan elegido, fechas, cánones, facturas, pagos, saldo, entrega, devolución, compra, reclamaciones y soportes. Datos del equipo: marca, modelo, capacidad, IMEI, serial y constancias de su estado; las fotografías de diagnóstico deben centrarse en el equipo y evitar contenidos personales. No solicitamos claves bancarias, contraseñas de aplicaciones ni códigos de autenticación del cliente.

Solo se solicitará información económica proporcional a la evaluación del negocio y se explicará su necesidad. No se recogerán indiscriminadamente documentos que contengan datos ajenos o innecesarios. Los datos de garantes o representantes se obtendrán con la información y autorización que corresponda a cada titular. El cliente no autoriza, por sí solo, el tratamiento de información de sus contactos o familiares.

5Finalidades contractuales autorizadas

La información necesaria se utilizará para identificar al solicitante y verificar los datos aportados; analizar y responder su solicitud; celebrar y conservar el contrato; individualizar el celular; gestionar entrega, pagos y facturación; administrar el plan de compra y la transferencia; atender soporte, mantenimiento, garantía, diagnóstico y restitución; responder peticiones y controversias; cobrar obligaciones exigibles por canales autorizados; y cumplir deberes legales, contables, tributarios y requerimientos válidos de autoridad.

Podremos conservar pruebas de autorizaciones, comunicaciones y operaciones para acreditar la ejecución del contrato y defender derechos dentro de los plazos aplicables. La grabación de llamadas, si se utiliza, deberá informarse previamente y contar con la autorización exigible. No emplearemos esta información para campañas comerciales, venta de bases de datos, perfiles publicitarios, entrenamiento de sistemas de inteligencia artificial ni finalidades incompatibles con lo informado.

6Datos técnicos y límites del MDM

Si el equipo utiliza administración de dispositivos móviles o MDM, la arrendadora tratará solo los registros técnicos necesarios: identificador del equipo, versión del sistema, estado de enrolamiento e integridad, bloqueo y desbloqueo, órdenes, personal autorizado, motivo, fecha, hora y resultado. La arrendadora decide las instrucciones contractuales y el proveedor tecnológico actúa como encargado dentro del alcance de su contrato, sin decidir por sí mismo la mora ni ampliar sus funciones.

Esta política no autoriza acceder, visualizar, copiar, modificar o divulgar WhatsApp, SMS, fotos, contactos, conversaciones, correos, documentos, archivos, ubicación, contraseñas, información bancaria ni contenido de otras aplicaciones. Tampoco autoriza activar cámara o micrófono, observar la pantalla, extraer contenidos o borrar datos como mecanismo de cobro. El diagnóstico técnico no permite revisar archivos privados del usuario. Antes de operar se verificará que los permisos y la configuración reales respeten estos límites.

La ficha técnica y la autorización MDM identificarán al proveedor, producto, permisos efectivos, campos visibles en consola, alojamiento y subencargados. Si una función no se ajusta al alcance autorizado, no se habilitará amparándose en esta política. La mora se verificará y el aviso, la orden y el restablecimiento se sujetarán al contrato. Los avisos MDM no podrán usarse para eludir las reglas de contacto. Tras la devolución o compra se retirará o desactivará la administración conforme al contrato, conservando únicamente los registros justificados.

7Datos sensibles y de menores

No exigimos datos sensibles para el arrendamiento o la compra ni solicitamos huella, reconocimiento facial, información de salud o acceso a biometría guardada en el equipo. Si excepcionalmente se propone un tratamiento sensible, se informará su carácter facultativo, finalidad y derecho a no autorizarlo, y se recabará el consentimiento específico o se acreditará la excepción legal. La copia de un documento de identidad se limitará a lo necesario y no habilita reconocimiento biométrico.

La contratación está dirigida a personas con capacidad legal para obligarse. No recolectaremos deliberadamente datos de menores para evaluación comercial o mercadeo. Cualquier tratamiento excepcional respetará el interés superior, sus derechos y los requisitos legales; no queda autorizado mediante la firma general de esta política.

8Contacto y elección de canales

Contactaremos al titular para asuntos necesarios del contrato: entrega, facturación, pagos, soporte, garantía, devolución, opción de compra y atención de solicitudes. El titular elegirá expresamente los canales autorizados en el formulario individual: llamada, SMS, correo electrónico o mensajería por aplicaciones. Una casilla sin marcar no constituye autorización. Podrá actualizar sus datos y modificar los canales por las vías de atención señaladas, sin que ello extinga sus obligaciones.

Como regla de operación adoptamos el horario de Colombia de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., excluidos domingos y festivos. Para cobranza, una vez establecido contacto directo, no se contactará mediante varios canales en una misma semana ni en más de una ocasión durante el mismo día. Los gestores propios y externos deberán coordinar sus registros para respetar estos límites. La autorización no habilita contactos indiscriminados para “cualquier situación”.

No se contactará a referencias personales, familiares, empleadores o contactos del celular para cobro, presión o divulgación de una deuda. Un garante obligado será tratado con los mismos límites legales. Un horario diferente para cobranza solo podrá acordarse cuando el consumidor lo requiera expresamente, por instrumento distinto y posterior a la contratación, conforme al artículo 3 de la Ley 2300 de 2023; este anexo no contiene esa autorización excepcional.

Las excepciones legales, como información solicitada por el consumidor, confirmaciones de operaciones monetarias y alertas de transacciones fraudulentas, se aplicarán estrictamente a su finalidad y no se utilizarán para encubrir cobranza o publicidad. La recepción de solicitudes por un sitio web no autoriza llamadas comerciales fuera de horario. No enviamos publicidad con fundamento en esta política; si posteriormente se ofrece, requerirá autorización independiente, canales elegidos, mecanismos de retiro y respeto del Registro de Números Excluidos y reglas aplicables.

9Proveedores y circulación restringida

Accederá a los datos únicamente el personal que los necesite para sus funciones y los prestadores indispensables, como operación MDM, alojamiento, firma electrónica, pagos, soporte y gestión de cartera, según cada servicio. Cada encargado deberá estar identificado, vinculado por obligaciones de confidencialidad y seguridad y sujeto a instrucciones documentadas. No podrá comercializar ni utilizar los datos para fines propios incompatibles. Los operadores que actúen como responsables independientes deberán informar su propio tratamiento y acreditar la habilitación legal correspondiente.

Ficha pública de prestadores con acceso a datos: proveedor MDM: Mosyle Corporation (Estados Unidos), con el servicio Mosyle Business, y Apple Inc. con Apple Business Manager, para administrar y bloquear los equipos en arrendamiento; alojamiento y ubicación: Google LLC, con Google Cloud Platform y Firebase, en servidores de Estados Unidos; otros prestadores y finalidad: Google LLC (Vertex AI), para leer la cédula en la verificación de identidad y analizar los extractos bancarios del estudio, y Meta Platforms (WhatsApp), para la atención y las comunicaciones con el cliente. No se habilitará acceso sin completar la identificación y verificar su alcance. La transmisión internacional requerirá contrato y cumplimiento del régimen aplicable; si hay transferencia a otro responsable se verificarán los requisitos específicos, incluido el nivel de protección o la excepción legal correspondiente. No se presume autorizada cualquier transferencia por publicar esta política.

10Información ante centrales de riesgo

La consulta y el suministro de información financiera, crediticia, comercial y de servicios requieren la autorización específica que corresponda, identificando la empresa fuente y los operadores destinatarios. Esta política pública, por sí sola, no permite consultar o reportar a una persona. La información solo se utilizará para analizar el riesgo del negocio y administrar su comportamiento de pago, dentro del régimen especial aplicable.

Como criterio contractual de reporte negativo de cánones, se contempla la existencia de más de dos (2) cánones vencidos y no pagados, es decir, tres (3) o más, consecutivos o no. También podrá evaluarse el incumplimiento de otras obligaciones dinerarias distintas de cánones, expresamente pactadas, vencidas, verificables y jurídicamente exigibles. Esta segunda hipótesis no permite eludir el umbral elegido para los cánones ni reportar mensualidades futuras, penas excluidas, un precio de compra no ejercido o daños atribuidos unilateralmente sin soporte suficiente de la obligación.

El umbral de tres cánones es una condición comercial adoptada por la empresa, no un requisito general impuesto por la ley. Su cumplimiento no hace automático el reporte. Antes de transmitir información negativa se verificará identidad, vínculo, origen, monto, vencimiento, pagos, ajustes y legitimación de la fuente; se enviará comunicación previa individual al titular para pagar, demostrar el pago o controvertirla, y se esperará el término legal de veinte (20) días calendario desde su envío. Se conservará prueba del canal habilitado, contenido, destinatario y envío conforme al régimen aplicable.

Para obligaciones inferiores o iguales al quince por ciento (15 %) de un salario mínimo legal mensual vigente se realizarán al menos dos comunicaciones en días distintos y transcurrirán veinte (20) días calendario entre la última y el reporte. La información negativa deberá reportarse, a más tardar, dentro del límite legal de dieciocho (18) meses desde la constitución en mora; el incumplimiento de este deber no se subsana mediante esta autorización. Se registrará la discusión o el reclamo cuando legalmente corresponda y se atenderán sus resultados antes de mantener datos inexactos.

La empresa actualizará la información con la periodicidad legal y comunicará pagos, acuerdos, correcciones y terminación de obligaciones, sin exigir cargos para rectificarlos. El pago no implica por sí solo eliminación inmediata de un dato negativo legítimo: se respetan las reglas de permanencia y caducidad de la Ley 1266 de 2008 y sus modificaciones. Si se omitió la comunicación previa, se retirará el reporte en los términos legales. Las consultas y reclamos financieros se tramitarán conforme al artículo 16 de esa ley y demás reglas especiales, no mediante plazos más desfavorables del régimen general.

11Seguridad y confidencialidad

El responsable y sus encargados deberán implementar acceso por funciones, autenticación, registro de operaciones, protección de transmisiones y archivos, respaldo de registros empresariales y eliminación segura, según riesgos y tecnología. Deben conservar evidencia de las medidas, gestionar vulnerabilidades y limitar accesos durante diagnósticos o soporte. No declaramos seguridad absoluta ni excluimos responsabilidad por fallas imputables. Ante un incidente se preservarán registros, se contendrá el riesgo y se realizarán avisos y reportes a titulares y autoridades cuando resulten exigibles.

12Derechos y procedimiento de atención

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; obtener prueba de autorización y conocer su uso; acceder gratuitamente a la información; solicitar supresión o revocar cuando proceda; y presentar queja ante la SIC después de agotar el trámite legal ante el responsable o encargado. No se cobra por tramitar estos derechos. La supresión o revocatoria no procede respecto de información que deba conservarse por obligación legal o contractual vigente, pero esa conservación no habilita otros usos.

Las solicitudes se dirigirán al área y canales del numeral 1, indicando nombre, medio razonable de acreditación de identidad, petición, hechos y contacto para respuesta; los representantes acreditarán su calidad. No se exigirán documentos excesivos ni se entregará información a quien no esté legitimado. Las consultas del régimen general se responderán en máximo diez (10) días hábiles desde su recepción; si se requiere prórroga, antes de vencer se informarán motivo y fecha, sin superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos del régimen general se responderán en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles con aviso motivado previo. Si faltan requisitos se solicitará subsanar dentro de los cinco días siguientes; transcurridos dos meses desde el requerimiento sin respuesta se entenderá desistido. Si quien recibe no es competente, trasladará en máximo dos días hábiles e informará al interesado. Recibido completo, se incluirá “reclamo en trámite” y su motivo en la base dentro de dos días hábiles, hasta resolver. Los asuntos financieros siguen su régimen especial.

13Conservación y finalización del contrato

Las bases contractuales permanecerán vigentes mientras sean necesarias para las finalidades informadas y los plazos legales de conservación, prescripción y defensa de reclamaciones. La terminación por compra o devolución no exige eliminar documentos que deban conservarse, ni permite mantener indefinidamente activo el MDM. Los registros técnicos se conservarán solo por el tiempo proporcional a seguridad, trazabilidad y reclamaciones; vencida su finalidad se eliminarán o anonimizarán de forma irreversible, salvo retención legal justificada. La empresa documentará sus períodos internos por categoría y revisará su necesidad.

14Privacidad en el sitio web

Los formularios mostrarán la finalidad, el responsable y acceso a esta política antes de enviar información. Las casillas de autorización estarán separadas y sin selección previa, con conservación de fecha, versión y evidencia de aceptación. Solo se usarán identificadores técnicos necesarios para operación y seguridad. Cualquier analítica, publicidad o seguimiento no esencial requerirá información previa y la autorización procedente antes de activarse. No se afirma que el sitio use una tecnología concreta sin verificar su configuración. Los enlaces externos tienen sus propias condiciones y no autorizan a compartir automáticamente datos del cliente.

15Vigencia y modificaciones

Esta versión entra en vigor en la fecha de adopción indicada al inicio. Se publicará en la URL informada y se entregará por medios accesibles a quien la solicite. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarse y, si incorporan nuevas finalidades que lo requieran, se obtendrá nueva autorización. El silencio, la navegación o la permanencia en una página no equivalen a consentimiento para cualquier tratamiento. La política complementa el contrato sin modificar sus precios, causas de terminación, garantías o límites de responsabilidad.